1. Hvem vi er og vores roller efter databeskyttelsesloven

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Clero ApS ("Clero", "vi", "os") indsamler og behandler personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, opretter en brugerkonto eller kommunikerer med os.

1.1 Vores rolle som dataansvarlig

Clero ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, vi indsamler om dig som:

• Besøgende på vores hjemmeside (clero.dk / gastro.clero.dk).
• Kontaktperson, tegningsberettiget eller administrativ kontakt hos vores kunder og leverandører.
• Bruger af vores platform med en personlig brugerprofil (login).

Vores kontaktoplysninger er:

Clero ApS
CVR-nr.: 46347498
Egholmvænget 7, 5610 Assens
E-mail: steffen@clero.dk

1.2 Vores rolle som databehandler (kundens regnskabs- og bankdata)

Når vores platform tilgår, synkroniserer og analyserer din virksomheds regnskabsdata fra e-conomic samt eventuelle bankdata via Enable Banking, agerer din virksomhed som dataansvarlig, og Clero agerer udelukkende som databehandler.

Denne behandling af personoplysninger reguleres særskilt af vores Databehandleraftale (DPA), som udgør en integreret del af vilkårene for brug af platformen. Dette gælder ligeledes ved brug af funktionen "Spørg dine tal", hvor spørgsmål og tilhørende regnskabstal behandles via Anthropic, PBC under EU-standardkontraktbestemmelser (SCC). Data anvendes ikke til træning af AI-modeller.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi, til hvilke formål og på hvilket retsgrundlag?

2.1 Oprettelse og administration af brugerkonti

Når din virksomhed opretter dig som bruger på Clero Gastro, behandler vi:

• Oplysninger: Fulde navn, arbejdsrelateret e-mailadresse, tilknyttet virksomhed/sted, adgangsrolle, krypteret adgangskode samt IP-adresse. Ved oprettelse af en kundekonto gemmer vi desuden tidspunkt, IP-adresse og version af de accepterede vilkår som dokumentation for aftaleindgåelsen.
• Formål: At oprette og administrere din brugeradgang, verificere din identitet, yde teknisk support samt sikre platformens sikkerhed.
• Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftalen om brug af Tjenesten) samt artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at levere en sikker og velfungerende login-løsning).

2.2 Kundeadministration, fakturering og kommunikation

Hvis du er tegningsberettiget eller kontaktperson for en erhvervskunde, behandler vi:

• Oplysninger: Navn, stilling, telefonnummer, e-mailadresse, virksomhedsnavn, CVR-nummer, adresse og faktureringsoplysninger.
• Formål: Fakturering, opkrævning, kontraktstyring samt servicemeddelelser (fx ændringer i vilkår, ugentlige nøgletals-e-mails eller driftsopdateringer).
• Retsgrundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (kontraktopfyldelse), litra c (retlig forpligtelse i henhold til bogføringsloven) samt artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at varetage kundeforholdet).

2.3 Teknisk drift, logning og sikkerhed

Når du anvender platformen, logges tekniske oplysninger:

• Oplysninger: IP-adresse, browser- og enhedstype samt tidsstempler for handlinger i systemet.
• Formål: Fejlretning, forebyggelse af misbrug, systemsikkerhed og optimering af platformen.
• Retsgrundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at beskytte platformen mod sikkerhedsbrud og optimere driften).

3. Deling af oplysninger og modtagere

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til uvedkommende tredjeparter, og vi sælger aldrig personoplysninger.

Vi anvender betroede underleverandører (databehandlere), der hjælper os med den tekniske drift og administration. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle leverandører, som sikrer, at dine oplysninger behandles fortroligt og under passende sikkerhed:

• Hosting og cloud-infrastruktur: Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure og Microsoft Fabric med datacentre i EU/EØS).
• E-mail og supportkommunikation: Microsoft (systemmails sendes via Microsoft Azure, supportkorrespondance via Microsoft 365).

3.1 Overførsel til lande uden for EU/EØS

Som udgangspunkt opbevares og behandles alle data i datacentre inden for EU/EØS.

I det omfang visse IT-leverandører eller disses underdatabehandlere er etableret uden for EU/EØS (fx i USA), sker overførsel altid i overensstemmelse med GDPR kapitel V, herunder på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller EU-U.S. Data Privacy Framework.

4. Cookies

Vi anvender udelukkende teknisk nødvendige cookies på Clero Gastro:

• Login-cookies: Anvendes udelukkende til at holde dig logget ind og til at gennemføre oprettelsen af en ny konto. De udløber automatisk efter højst tre timer og slettes, når du logger ud.

Vi anvender ikke tredjeparts sporings-, marketing- eller reklamecookies.

5. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til:

• Brugeroplysninger: Opbevares så længe kundeforholdet består, eller indtil virksomhedens administrator sletter din brugerprofil. Ved ophør af kundeforholdet slettes brugerprofiler i overensstemmelse med vilkårene.
• Bogførings- og faktureringsdata: Opbevares i 5 år regnet fra udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 12.
• Tekniske logfiler: Opbevares i op til 12 måneder, hvorefter de slettes eller overskrives automatisk.

6. Sikkerhed

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt fortabes, ændres, gøres utilgængelige eller kommer til uvedkommendes kendskab.

Dette omfatter bl.a. stærk kryptering af al datatrafik (HTTPS/TLS) og lagring (AES-256), kundeadskilte miljøer, to-faktor-godkendelse (MFA) ved administrativ adgang og nøgler gemt i sikret Key Vault.

7. Dine rettigheder

Som registreret person har du efter GDPR en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger:

1. Ret til indsigt: Du har ret til at få bekræftet, om vi behandler personoplysninger om dig, og få indsigt i disse oplysninger.
2. Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
3. Ret til sletning ("retten til at blive glemt"): I visse tilfælde har du ret til at få slettet dine oplysninger forud for det tidspunkt, hvor vores almindelige sletning finder sted.
4. Ret til begrænsning af behandling: I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
5. Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger baseret på vores legitime interesser.
6. Ret til dataportabilitet: Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på steffen@clero.dk.

8. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk